Administrative Assistant

CIYOTA, en partenariat avec la Fondation Mastercard, met en œuvre le programme YIELD (Youth Inclusion, Education, Livelihoods and Development), qui élargit les opportunités offertes aux jeunes grâce à l’éducation, au développement des compétences, à l’autonomisation économique et à des parcours menant à un travail digne. Dans le cadre du programme YIELD, nous invitons les jeunes diplômés éligibles à postuler à un programme d’associés d’un an axé sur l’employabilité, qui offre une immersion pratique en milieu professionnel, un mentorat professionnel, des compétences favorisant l’employabilité et une expérience concrète au sein d’organisations partenaires reconnues en Ouganda et en République Démocratique du Congo (RDC).

Les avantages liés au programme 

Les associés sélectionnés auront l’opportunité de :

• Acquérir une année d’expérience professionnelle pratique au sein d’une organisation partenaire reconnue.
• Développer des compétences professionnelles et techniques en lien avec leur domaine de spécialisation.
• Participer à des activités de préparation à l’employabilité, de mentorat, d’accompagnement et de développement professionnel.
• Se familiariser avec les systèmes, les processus, l’éthique et les normes professionnelles en milieu de travail.
• Se constituer un réseau professionnel et nouer des relations.
• Bénéficier d’une allocation mensuelle pendant toute la durée du programme, sous réserve des conditions générales applicables dans le milieu professionnel.
• Enrichir leur CV et se préparer à de futures opportunités d’emploi.
• Avoir la possibilité d’accéder à un emploi ou de poursuivre leur engagement au sein de l’organisation d’accueil, en fonction de leurs performances, des opportunités disponibles et des critères de recrutement de celle-ci.

L'inclusion est une priorité

Le programme s'engage à promouvoir l'égalité des chances pour les jeunes.

Les réfugiés et les personnes déplacées à l'intérieur de leur propre pays (RDP), ainsi que les personnes en situation d’handicap (PWD), sont vivement encouragés à postuler.

Remarque : la participation au programme de stagiaires ne garantit ni un emploi permanent ni le maintien en poste. Tout emploi ultérieur ou toute poursuite de la collaboration dépendra des performances individuelles, des besoins de l'organisation, des postes disponibles et des procédures de recrutement applicables.

Ce que nous recherchons

Nous recherchons des jeunes qui soient :

Engagés, intègres, capables de s’adapter, désireux d’apprendre, professionnels, ouverts à l’inclusion, dotés d’un esprit d’équipe et axés sur les résultats.

Les candidats retenus devront faire preuve de professionnalisme, d’intégrité, de respect de la diversité, d’une volonté d’apprendre et d’un engagement envers les responsabilités qui leur seront confiées par leurs organisations d’accueil.

Titre: Associé (e) / assistant(e) administratif(ve) 

Lieu : Goma, République Démocratique du Congo

Superviseur : Coordinateur du programme   

Type de contrat : Temps plein, CDD pour 12 mois 

DESCRIPTION DU POSTE

Le/la stagiaire au poste d’Office Administrator sera chargé(e) d’assurer la gestion administrative quotidienne, l’accueil physique et téléphonique, la coordination logistique des réunions et des événements, ainsi que le suivi documentaire et comptable de premier niveau, afin de garantir le bon fonctionnement de l’organisation CIYOTA.

1. RESPONSABILITÉS CLÉS

• Réceptionner, filtrer et retransmettre les appels téléphoniques avec courtoisie.
• Accueillir, orienter et fournir les informations nécessaires aux  visiteurs et aux partenaires.
• Réceptionner, trier, enregistrer et distribuer le courrier entrant et sortant ainsi que les e-mails. 
• Rédiger, mettre en page et classer les courriers, comptes rendus, notes et rapports.
• Assurer l’archivage physique et la numérisation structurée des dossiers administratifs.
• Suivre l’état des stocks de fournitures de bureau et passer les commandes de réapprovisionnement.
• Gérer les agendas partagés et planifier les réunions internes et externes.
• Préparer les salles de réunion (réservation, matériel, pauses, accueil des participants).
• Coordonner les déplacements professionnels (réservations de transport, d’hôtel, ordres de mission).
• Centraliser, vérifier et enregistrer les notes de frais de l’équipe.
• Classer et enregistrer les factures fournisseurs et clients avant leur transmission à la comptabilité.
• Réaliser un suivi de premier niveau des relances clients et fournisseurs en cas d’impayés.